Rittenregistratie voor zzp'ers: zo doe je het goed (2026)

⚠️ Geen fiscaal advies. Dit artikel geeft een overzicht op basis van openbare informatie van onder andere de Belastingdienst, Rijksoverheid en de Staatscourant (geraadpleegd juni 2026). Bedragen en regels kunnen wijzigen. Raadpleeg voor jouw situatie altijd een boekhouder of de Belastingdienst.

Een goede rittenregistratie als zzp'er is het verschil tussen wél en níet je zakelijke kilometers kunnen aftrekken. Rijd je in een privéauto, dan mag je in 2026 € 0,25 per zakelijke kilometer van je winst aftrekken - maar alleen als je een sluitende rittenregistratie hebt die de Belastingdienst accepteert. In deze gids lees je wanneer registratie verplicht is, wat de Belastingdienst precies eist, en hoe je het bijhoudt zonder elke zondagavond in Excel te puzzelen.

Het korte antwoord

Voor een privéauto is een rittenregistratie niet wettelijk verplicht, maar wel nodig om de aftrek van € 0,25/km te onderbouwen. Voor een auto van de zaak is een sluitende registratie verplicht als je wilt aantonen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 privékilometers rijdt - anders krijg je bijtelling. In beide gevallen eist de Belastingdienst per rit: datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, vertrek- en aankomstadres, eventueel de gereden route, en of de rit zakelijk of privé was. Bewaren: 7 jaar.

Privéauto of auto van de zaak? Dat bepaalt alles

De regels rond rittenregistratie hangen volledig af van wie de auto "bezit" - fiscaal gezien.

Je rijdt in je privéauto (de meeste zzp'ers)

Staat de auto privé op jouw naam en gebruik je hem soms zakelijk? Dan registreer je je zakelijke ritten om de kilometeraftrek te kunnen claimen. De Belastingdienst meldt op de pagina Zakelijk gebruik privévervoermiddel letterlijk: "U mag geen kosten (zoals brandstof, verzekering, tol, parkeren) afzonderlijk van uw winst aftrekken." Die kosten zitten al in de kilometervergoeding verwerkt. Geen sluitende registratie betekent simpel: geen aftrek als de inspecteur ernaar vraagt.

Je hebt een auto van de zaak

Staat de auto op de zaak en rijd je er ook privé mee, dan krijg je in principe bijtelling voor dat privégebruik bij je inkomen opgeteld. Wil je die bijtelling vermijden, dan moet je met een sluitende rittenregistratie aantonen dat je maximaal 500 privékilometers per jaar rijdt. De Belastingdienst schrijft: "u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden." Kom je daarboven, of is je registratie niet sluitend, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat je méér privé reed en volgt bijtelling - mogelijk met naheffing.

Wat eist de Belastingdienst aan een sluitende rittenregistratie?

"Sluitend" betekent: compleet, zonder gaten, en controleerbaar. De Belastingdienst vraagt twee soorten gegevens.

Algemene gegevens van de auto:

• het merk en type van de auto
• het kenteken
• de periode waarin je de auto gebruikte

Per rit:

• de datum
• de begin- en eindstand van de kilometerteller
• het vertrekadres en het aankomstadres
• de gereden route als je niet de meest gebruikelijke route nam
• of het een zakelijke of een privérit was

Rijd je tijdens één rit zowel zakelijk als privé, dan noteer je ook de privé-omrijkilometers apart. Dit lijstje komt rechtstreeks van de pagina Rittenregistratie van de Belastingdienst - het is geen richtlijn maar de norm waarop een controle wordt afgemeten.

Let op: de begin- en eindstand van de kilometerteller is de post waar handmatige administraties het vaakst sneuvelen. Eén dag vergeten en je teller "springt" - dan is de reeks niet meer sluitend.

Wat telt als een zakelijke kilometer?

Een zakelijke kilometer is elke kilometer die je rijdt voor je onderneming: naar een klant, naar de groothandel, naar je boekhouder of naar een cursus. Voor wie ambulant werkt - een thuiskapper, ambulante pedicure of hondentrimmer - is dat de hele dag: van adres naar adres. Privéritten (boodschappen, kinderen, vakantie) tellen niet mee. Woon-werkverkeer is voor een ondernemer met een privéauto in de praktijk ook zakelijk, maar laat de exacte behandeling door je boekhouder toetsen - dat hangt af van je situatie.

Mag het met pen en papier?

Ja. De wet schrijft geen specifieke vorm voor: een schriftje, een Excel-bestand of een app - als het maar sluitend, leesbaar en compleet is. In de praktijk is handmatig bijhouden voor wie veel rijdt een ramp:

• je vergeet de teller af te lezen na een drukke dag;
• adressen kloppen niet meer als je achteraf reconstrueert;
• een gat van één rit maakt de hele reeks aanvechtbaar.

Gebruik je een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaat de Belastingdienst er in beginsel van uit dat je registratie sluitend is. Maar ook zonder keurmerk is een digitale registratie die automatisch elke rit vastlegt vele malen betrouwbaarder dan een boekje in het dashboardkastje.

Wat Vequen wél en niet voor je bijhoudt

Vequen is gebouwd voor professionals die de hele dag tussen klantadressen rijden, en rekent je zakelijke kilometers uit je agenda. Wees wel precies over wat dat is - en wat het niet is:

• Per dag een kilometerstand. Vequen leidt uit de adressen van je afspraken af hoeveel kilometer je die dag zakelijk hebt gereden: van huis langs je klanten en weer terug. Je krijgt dus één getal per werkdag, geen logboek per rit.
• Vertrek- en aankomstadres per rit legt Vequen niet vast, en de stand van je kilometerteller ook niet. Heb je een sluitende rittenadministratie nodig - bij een privéauto met meer dan 500 privékilometers, of bij een auto van de zaak - houd die twee dan apart bij. Wat hierboven staat over wat de Belastingdienst per rit verlangt, blijft dan jouw eigen verantwoordelijkheid.
• Per maand of per kalenderjaar exporteer je je zakelijke kilometers als CSV - in twee tikken klaar om aan je boekhouder te geven.
• Geen schriftje, geen Excel-avond: je kilometerregistratie loopt vanzelf mee met je werkdag.

Vequen-tip: omdat je ritten uit je agenda volgen, sluit je registratie automatisch aan op je echte werkdag. Plan je je dag bovendien slim, dan rijd je minder kilometers - wat je leest in onze gids over route plannen.

€ 0,23 of € 0,25? De stand van zaken in 2026

Voor 2026 is het aftrekbedrag voor IB-ondernemers verhoogd van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer, structureel en met terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2026. Dat staat in het Beleidsbesluit fiscale maatregelen naar aanleiding van de energieschok (Staatscourant 2026, 18302, gepubliceerd 21 mei 2026). Accountantskantoor Moore DRV bevestigt het (29 mei 2026): "Ook IB-ondernemers en resultaatgenieters mogen voor zakelijke kilometers met terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2026 uitgaan van een aftrekbaar bedrag van € 0,25 per kilometer in plaats van € 0,23 per kilometer."

De officiële pagina Zakelijk gebruik privévervoermiddel 2026 van de Belastingdienst toont op het moment van schrijven nog het oude bedrag ("Dan mag u in 2026 voor de zakelijke ritten € 0,23 per kilometer van uw winst aftrekken") omdat die pagina dateert van vóór het besluit. Hou belastingdienst.nl in de gaten en gebruik voor je aangifte over 2026 het bevestigde tarief van € 0,25 - overleg bij twijfel met je boekhouder. Hoe je de vergoeding precies berekent en bijhoudt, lees je in onze gids over de kilometervergoeding 2026.

Samengevat

• Privéauto: registreer je zakelijke ritten om € 0,25/km te kunnen aftrekken. Niet wettelijk verplicht, wel nodig als bewijs.
• Auto van de zaak: sluitende registratie verplicht om onder de 500 privékilometers te blijven en bijtelling te vermijden.
• Per rit vastleggen: datum, tellerstand, vertrek- en aankomstadres, route bij omrijden, zakelijk of privé.
• 7 jaar bewaren en zorgen dat de reeks geen gaten heeft.

Wil je het optellen niet meer zelf doen? Vequen rekent je zakelijke kilometers per dag uit je agenda en zet ze klaar als CSV. 14 dagen gratis proberen, daarna € 29 per maand of € 290 per jaar, zonder creditcard.

Veelgestelde vragen

Is een rittenregistratie verplicht voor zzp'ers?

Rijd je in een privéauto, dan is een rittenregistratie niet wettelijk verplicht - maar zonder sluitende registratie kun je de kilometeraftrek van € 0,25 per zakelijke kilometer (2026) niet onderbouwen als de Belastingdienst ernaar vraagt. Heb je een auto van de zaak en wil je bijtelling vermijden, dan is een sluitende rittenregistratie wél verplicht om aan te tonen dat je niet meer dan 500 privékilometers per jaar rijdt.

Wat moet er in een sluitende rittenregistratie staan?

De Belastingdienst eist algemene gegevens (merk, type en kenteken van de auto en de periode) en per rit: de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en aankomstadres, de gereden route als je niet de gebruikelijke route nam, en of het een zakelijke of privérit was.

Hoeveel mag ik in 2026 per zakelijke kilometer aftrekken?

Voor de aangifte over 2026 mag je als IB-ondernemer € 0,25 per zakelijke kilometer met je privéauto van je winst aftrekken. Dat is een verhoging van € 0,23 naar € 0,25, structureel en met terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2026 (Beleidsbesluit fiscale maatregelen energieschok, Staatscourant 2026, 18302). Brandstof, verzekering, tol en parkeren zitten al in dat bedrag en mag je niet apart aftrekken.

Hoe lang moet ik mijn rittenregistratie bewaren?

Je administratie, inclusief je rittenregistratie, bewaar je minimaal 7 jaar (Belastingdienst). De Belastingdienst kan zo ver terug controleren, dus een verloren schriftje of gewiste app is geen geldig excuus.

⚠️ Disclaimer. Dit artikel is informatief en geen fiscaal advies. Bedragen en regels voor 2026 zijn gebaseerd op publicaties van de Belastingdienst, Rijksoverheid en de Staatscourant (geraadpleegd juni 2026) en kunnen wijzigen. Voor jouw situatie raadpleeg je een boekhouder of de Belastingdienst.