Algemene voorwaarden

Dit zijn de afspraken tussen jou en Vequen als je onze app gebruikt. We hebben ze zo leesbaar mogelijk gehouden - geen kleine lettertjes, geen verrassingen.

1. Wie zijn wij

Vequen (eenmanszaak), gevestigd aan de Saksen Weimarlaan 31, 4818 LA Breda, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 91920906, btw-identificatienummer NL004925236B09. Bereikbaar via info@vequen.com.

2. Toepasselijkheid en zakelijk gebruik

Deze voorwaarden gelden op elk gebruik van Vequen en op elke overeenkomst tussen jou en ons. Door een account aan te maken ga je ermee akkoord. Jouw eigen inkoop- of andere voorwaarden zijn niet van toepassing.

Vequen is gemaakt voor zakelijk gebruik: je gebruikt het in de uitoefening van je beroep of bedrijf. Handel je in een bepaald geval toch als consument, dan houd je alle rechten die de wet je als consument geeft. Deze voorwaarden kunnen daar niets aan afdoen, en wij zullen ons er ook niet op beroepen.

Los daarvan geldt voor iedereen hetzelfde: je kunt je betaalde abonnement binnen veertien dagen ontbinden zonder opgave van reden, en je krijgt dan terug wat je hebt betaald. Hoe dat werkt staat in artikel 8. Daarnaast heb je 14 dagen gratis om de dienst te beoordelen voordat er iets wordt afgeschreven.

2b. Hoe je bij ons een overeenkomst sluit

Je sluit een abonnement af in de app: je kiest een plan, je ziet wat het kost en dat je gaat betalen, en je bevestigt met de betaalknop. Zie je vóór het bevestigen dat je iets verkeerd hebt ingevuld - een invoerfout - dan kun je met de knop terug en het aanpassen.

We slaan je overeenkomst op en je vindt hem terug in het klantportaal in de app. Bovendien sturen we je bij het afsluiten een bevestiging per e-mail, met deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst als PDF-bijlage. Wil je later nog een kopie, vraag die dan op via info@vequen.com.

Je kunt bij ons in het Nederlands contracteren.

3. De dienst

Vequen is een online agenda- en administratie-app voor verzorgingsprofessionals die naar hun klanten rijden - zoals kappers, barbers, pedicures, schoonheidsspecialisten, nagelstylistes en hondentrimmers: agenda, online boekingen, klantenbeheer, routeplanning, kilometerregistratie en omzet-inzicht. Vequen is een hulpmiddel - jij blijft zelf verantwoordelijk voor je eigen administratie, prijzen en (belasting)aangiftes.

4. Je account

• Je bent zelf verantwoordelijk voor het geheimhouden van je inloggegevens.
• Een account is persoonlijk en bedoeld voor één onderneming.
• Je gebruikt Vequen alleen voor legale doeleinden en probeert de dienst niet te verstoren, misbruiken of door te verkopen.

5. Licentie en intellectueel eigendom

• Zolang je abonnement of proefperiode loopt, krijg je van ons een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om Vequen te gebruiken binnen je eigen onderneming. Dat recht eindigt zodra de overeenkomst eindigt.
• Alle rechten op de software, de broncode, het ontwerp, de merknaam, het logo en de onderliggende documentatie blijven bij ons. Je koopt Vequen niet, je gebruikt het.
• Je mag de software niet kopiëren, decompileren, reverse-engineeren, doorverkopen, verhuren of aan derden beschikbaar stellen, en geen geautomatiseerde systemen inzetten om de dienst uit te lezen of te belasten - behalve voor zover dwingend recht dat toestaat.
• De gegevens die jij invoert blijven van jou. Wij claimen daar geen eigendom op. Wel mogen wij geanonimiseerde en geaggregeerde statistieken gebruiken om de dienst te verbeteren; daaruit is nooit een persoon of onderneming herleidbaar.
• Stuur je ons een suggestie of verbeteridee, dan mogen we dat vrij gebruiken zonder vergoeding of verplichting.

6. Proefperiode

Nieuwe accounts krijgen 14 dagen gratis toegang tot alle functies. Daarvoor zijn geen betaalgegevens nodig. Na afloop stopt de proefperiode vanzelf - er wordt dus nooit ongevraagd iets afgeschreven. Wil je doorgaan, dan sluit je zelf een abonnement af.

7. Abonnement, betaling en verlenging

• Het abonnement kost het tarief dat op vequen.com/prijzen vermeld staat en wordt - afhankelijk van je keuze voor het maand- of jaarplan - per maand of per jaar vooraf afgerekend via Stripe.
• Alle op de prijzenpagina vermelde bedragen zijn inclusief btw. Bij elke betaling ontvang je een factuur waarop de btw apart staat vermeld, zodat je die in je eigen administratie kunt verwerken.
• Automatische verlenging. Je maandabonnement wordt telkens met een maand verlengd. Je jaarabonnement wordt na het eerste jaar automatisch voortgezet, maar je kunt het vanaf dat moment op elk moment opzeggen met één maand opzegtermijn - je zit dus nooit een tweede vol jaar vast. Het bedrag wordt aan het begin van elke nieuwe periode automatisch geïncasseerd via de betaalmethode die je bij Stripe hebt vastgelegd. Bij het jaarplan sturen we je een maand van tevoren een herinnering dat de verlenging eraan komt.
• Opzeggen. Opzeggen kan op elk moment via het klantportaal in de app - er geldt geen opzegtermijn en geen belmenu. Zeg je op, dan stopt de automatische verlenging; je houdt toegang tot het einde van de periode die je al betaald hebt en daarna eindigt het abonnement. Zeg je halverwege een periode op, dan betalen we het resterende deel van die periode niet terug - je houdt tot het einde ervan gewoon toegang. Dit staat los van de ontbinding binnen veertien dagen uit artikel 8: daarbij krijg je wél het volledige bedrag terug.
• Prijswijzigingen kondigen we minimaal 30 dagen van tevoren aan via e-mail. Ben je het er niet mee eens, dan kun je vóór de ingangsdatum kosteloos opzeggen. Binnen de eerste drie maanden na het afsluiten van je abonnement verhogen we de prijs niet.
• Bij een mislukte betaling krijg je bericht en de kans om het te herstellen voordat de toegang wordt beperkt.

8. Ontbinding binnen veertien dagen

Je kunt je betaalde abonnement binnen veertien dagen ontbinden zonder opgave van reden. Die termijn begint op de dag dat je betaalde abonnement ingaat - dus na de gratis proefperiode, op het moment van de eerste afschrijving.

• Hoe. Via vequen.com/ontbinden, of met een gewone e-mail aan info@vequen.com. Een ondubbelzinnige mededeling is genoeg; je hoeft geen formulier te gebruiken. Wil je er toch een, dan staat het modelformulier op de site.
• Op tijd is de verzenddatum. Stuur je je bericht op de laatste dag van de termijn, dan is het op tijd - ook als wij het pas de volgende dag verwerken.
• Terugbetaling. Wij betalen het volledige bedrag terug binnen veertien dagen nadat we je ontbinding hebben ontvangen, via dezelfde betaalmethode als waarmee je betaalde. Daar zijn geen kosten aan verbonden.
• Wat je al gebruikt hebt. Heb je ons uitdrukkelijk gevraagd om meteen te beginnen en ontbind je daarna, dan mogen wij een bedrag naar rato van het gebruikte deel in rekening brengen. In de praktijk doen wij dat niet: je hebt de dienst al veertien dagen gratis kunnen proberen, dus je krijgt het volledige bedrag terug.
• Bevestiging. Je krijgt van ons een bevestiging van de ontvangst op een duurzame gegevensdrager - een e-mail die je kunt bewaren.

Wij bevestigen bovendien het aangaan van de overeenkomst per e-mail, met deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst als PDF-bijlage. Zo heb je het exemplaar dat gold op het moment dat je tekende, ook als deze pagina later wijzigt.

9. Jouw data

• Jouw gegevens en die van je klanten blijven van jou. Wij gebruiken ze alleen om de dienst te leveren - zie de privacyverklaring voor de details.
• Voor de gegevens van jouw klanten ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Daarvoor geldt onze verwerkersovereenkomst, die onderdeel uitmaakt van deze voorwaarden.
• Stopt je abonnement, dan kun je je data tot 30 dagen na beëindiging laten exporteren. Daarna wordt alles verwijderd.

10. Beschikbaarheid, onderhoud en support

• Wij spannen ons in om Vequen zo betrouwbaar mogelijk beschikbaar te houden. Wij geven daarbij geen gegarandeerd beschikbaarheidspercentage en er zijn geen automatische vergoedingen of servicecredits aan verbonden. Ononderbroken beschikbaarheid kunnen wij niet garanderen.
• Wij kunnen niet instaan voor beschikbaarheid tijdens gepland onderhoud, bij storingen bij onze leveranciers (zoals de hosting- of databaseprovider), bij problemen met jouw eigen internetverbinding of apparaat, en bij overmacht zoals beschreven in artikel 13.
• Gepland onderhoud voeren we waar mogelijk buiten kantooruren uit. Onderhoud waarbij de dienst naar verwachting langer dan 30 minuten onbereikbaar is, kondigen we vooraf aan per e-mail of in de app.
• Support loopt via info@vequen.com. We streven naar een eerste reactie binnen één werkdag. Storingen die de dienst onbruikbaar maken, pakken we met voorrang op.
• We mogen de dienst doorontwikkelen en functies aanpassen. Verwijderen we een functie die voor jou wezenlijk is, dan melden we dat minimaal 30 dagen van tevoren en mag je kosteloos opzeggen tegen die datum.

11. Aansprakelijkheid

• Gaat er bij ons iets mis en lijd je daardoor schade, dan vergoeden wij die tot maximaal het bedrag dat je in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis aan abonnementsgeld hebt betaald, met een minimum van € 350 en een maximum van € 1.000. Deze grens geldt voor alles bij elkaar in één kalenderjaar. Gebeurtenissen die met elkaar samenhangen tellen als één gebeurtenis.
• Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste omzet of bespaarde kosten, verlies van goodwill, reputatieschade, gemiste afspraken, boetes of naheffingen, en schade door verlies of beschadiging van gegevens.
• Uitzondering. De hierboven genoemde beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant, en evenmin voor zover dwingend recht beperking verbiedt - zoals bij letselschade of aansprakelijkheid die op grond van artikel 82 AVG rechtstreeks tegenover een betrokkene bestaat.
• De routeplanning, reistijdschattingen, kilometerregistratie en omzetcijfers zijn hulpmiddelen en schattingen, geen boekhouding of fiscaal advies. Controleer ze zelf voordat je ze gebruikt voor je administratie of (belasting)aangifte. Jij blijft verantwoordelijk voor de juistheid van je eigen administratie.
• Je bent zelf verantwoordelijk voor het veiligstellen van je gegevens. Wij maken op dit moment nog geen automatische back-ups. Maak dus regelmatig een export vanuit de app en bewaar die op je eigen computer of in je eigen cloudopslag - zolang die voorziening er niet is, is jouw eigen export je enige kopie. Zodra automatische back-ups er zijn, passen we deze voorwaarden aan en laten we het je weten.
• Wil je ons aansprakelijk stellen, doe dat dan binnen twaalf maanden nadat je de schade hebt ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken. Daarna vervalt de aanspraak. Schade door een datalek of een verkeerde kilometerregistratie merk je vaak pas bij je aangifte, maanden later - daarom niet korter.

12. Waar jij voor instaat

Jij bent verantwoordelijk voor de gegevens die je in Vequen zet en voor hoe je de app inzet richting je eigen klanten. Dat betekent onder andere dat jij zorgt dat je hun gegevens mag verwerken en dat je hen mag mailen.

Krijgen wij een claim van een derde - bijvoorbeeld van een van jouw klanten - die voortkomt uit wat jij hebt ingevoerd of hoe jij de app hebt gebruikt, dan vergoed je ons de schade en de redelijke kosten die wij daardoor maken. Dat geldt niet als de claim komt door een fout van ons.

Wat hier níet onder valt: boetes of maatregelen die een toezichthouder aan óns oplegt voor iets dat wij fout hebben gedaan. Die betalen we zelf. Een sanctie die bedoeld is om ons te corrigeren kunnen we niet op jou afwentelen - dat zou de sanctie uithollen en houdt bij een rechter geen stand.

13. Overmacht

Wij zijn niet gehouden tot nakoming als wij daartoe verhinderd zijn door overmacht. Daaronder vallen in elk geval: storingen of uitval bij hosting-, database-, e-mail-, kaart- of betaaldienstverleners, storingen in internet- of telecomverbindingen, stroomuitval, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen en andere omstandigheden buiten onze redelijke controle. Duurt de overmacht langer dan 30 aaneengesloten dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadeplichtig te zijn.

14. Beëindiging door ons

We kunnen je account beëindigen bij misbruik, fraude of structureel niet betalen - maar nooit zonder waarschuwing vooraf en de kans om te reageren. Ook dan houd je 30 dagen de mogelijkheid om je data te exporteren.

15. Wijzigingen in deze voorwaarden

We mogen deze voorwaarden aanpassen, bijvoorbeeld als de wet verandert, als we een nieuwe functie toevoegen, of als we merken dat iets onduidelijk staat.

Gaat het om een verandering die voor jou nadelig kan uitpakken, dan laten we je dat minimaal 30 dagen van tevoren per e-mail weten. Ben je het er niet mee eens, dan kun je vóór de ingangsdatum je abonnement kosteloos beëindigen. Heb je vooruitbetaald, dan krijg je het niet-gebruikte deel terug. Zeg je niet op, dan gelden de nieuwe voorwaarden vanaf de ingangsdatum.

Verbeteren we alleen de leesbaarheid of corrigeren we een typefout, dan passen we de tekst gewoon aan en zetten we de nieuwe datum erboven.

De actuele versie staat altijd op deze pagina, met versienummer en datum.

16. Rangorde tussen onze documenten

Spreken deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst elkaar tegen op een punt dat de verwerking van persoonsgegevens raakt, dan gaat de verwerkersovereenkomst voor. Voor al het overige gaan deze voorwaarden voor.

17. Overdracht van de overeenkomst

Brengen wij Vequen onder in een andere rechtsvorm of dragen wij de onderneming over, dan mogen wij deze overeenkomst overdragen aan de opvolger. We laten het je vooraf weten. Je voorwaarden en je prijs veranderen daar niet door.

18. Als een afspraak niet geldig blijkt

Blijkt een afspraak in deze voorwaarden niet geldig, dan blijven de rest van de voorwaarden gewoon gelden. We vervangen die afspraak dan door een geldige afspraak die er zo dicht mogelijk bij in de buurt komt.

19. Klachten, geschillen en toepasselijk recht

Eerst samen proberen. Ben je ergens ontevreden over, mail dan naar info@vequen.com. We reageren binnen vijf werkdagen inhoudelijk. Lukt dat een keer niet, dan laten we in elk geval weten wanneer je antwoord kunt verwachten.

Komen we er niet uit. Dan leggen we het geschil voor aan de rechtbank Zeeland-West-Brabant. Ben je consument, dan mag je binnen een maand nadat wij ons op deze afspraak beroepen kiezen voor de rechter die volgens de wet bevoegd is.

Welk recht geldt. Op deze voorwaarden en op alles wat daaruit voortkomt is Nederlands recht van toepassing.