Privacyverklaring

Bij Vequen geloven we dat jouw data van jou is. Geen advertentienetwerken, geen verkoop aan derden. Deze verklaring legt uit welke gegevens we verzamelen, waarom, en hoe je er controle over houdt.

Ben je klant van iemand die Vequen gebruikt?

Dan ben je hier waarschijnlijk terechtgekomen via een boekingslink of een afspraakbevestiging. In het kort: jouw gegevens zijn van je kapper, pedicure of trimmer - wij bewaren ze alleen voor hen.

Wie is waarvoor verantwoordelijk? De ondernemer bij wie je een afspraak maakt, bepaalt welke gegevens hij van je vastlegt en hoe lang hij ze bewaart. Wij leveren alleen de software. In de privacywet heet dat: hij is verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker.

Wat betekent dat voor jou? Wil je weten welke gegevens er van je zijn vastgelegd, wil je iets laten corrigeren of verwijderen, neem dan contact op met de ondernemer zelf. Hij kan dat direct in de app regelen. Vraag je het aan ons, dan verwijzen we je naar hem door - wij mogen niet in zijn klantenbestand ingrijpen.

Waarvoor zijn wij zelf verantwoordelijk? Als je een boekingspagina bezoekt, leggen wij vast dát er vanaf jouw internetverbinding een verzoek binnenkwam, om de pagina te beveiligen tegen misbruik en overbelasting. We slaan je IP-adres daarbij niet op zoals het is, maar als een versleutelde reeks waaruit wij het adres zelf niet terugzien. Die reeks verdwijnt binnen 24 uur. Dat doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang om onze dienst werkend en veilig te houden (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Hiervoor kun je bij ons terecht: info@vequen.com.

Waar staan je gegevens? In een database in de Europese Unie. Je adres wordt gebruikt om de reisafstand te berekenen; daarvoor gaat het adres naar de kaartdienst van Google. Wil je op de boekingspagina adressuggesties gebruiken, dan vragen we je daar eerst apart om - typen kan altijd gewoon met de hand.

Klacht? Je kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

1. Wie zijn wij

Vequen (eenmanszaak), gevestigd aan de Saksen Weimarlaan 31, 4818 LA Breda, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 91920906, btw-identificatienummer NL004925236B09. Verwerkingsverantwoordelijke is Vequen, de eenmanszaak van Niek van der Veeken - bereikbaar via info@vequen.com.

2. Welke gegevens we verzamelen

We verzamelen alleen wat nodig is om Vequen te laten werken:

• Account-gegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord, telefoonnummer en thuisadres (als startpunt voor je routes).
• Klantgegevens: namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van jouw klanten - door jou ingevoerd. Voor deze gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker.
• Agendagegevens: afspraken, behandelingen, tarieven, locaties en gereden kilometers.
• Betaalgegevens: verwerkt door Stripe - wij slaan geen rekening- of kaartnummers op.
• Technische gegevens: IP-adres en browsertype, alleen voor beveiliging (rate-limiting) en foutdiagnose.
• Google Agenda-koppeling (optioneel): alleen als jij die koppeling zelf aanzet, bewaren we de tokens die nodig zijn om jouw afspraken naar je eigen Google Agenda te pushen. Je kunt de koppeling op elk moment verbreken.
• Pushmeldingen (optioneel): zet je pushmeldingen aan, dan slaan we op welk toestel meldingen mag ontvangen. Dat is een technisch adres van je browser, geen telefoonnummer - wij kunnen daar niets anders mee dan een melding sturen. Om die melding bij je te krijgen gaat hij via de pushdienst van je browser (Google, Apple of Mozilla, afhankelijk van wat je gebruikt), meestal via servers in de Verenigde Staten. In de melding zelf staat wél iets over je dag - bijvoorbeeld "Eerste 09:00 bij Sanne" of "Marieke wil knippen boeken" - want anders heb je er niets aan. Die tekst is versleuteld met een sleutel die alleen jouw toestel heeft: de pushdienst geeft hem door zonder hem te kunnen lezen en ziet alleen dát er een bericht is. Zie je liever geen namen op je vergrendelscherm, zet pushmeldingen dan uit. Je kunt pushmeldingen op elk moment uitzetten in de app of in je browserinstellingen; dan verwijderen we de registratie.
• Nieuwsbrief (los van een account): vul je op de blog je e-mailadres in voor de nieuwsbrief, dan bewaren we dat adres, de pagina waar je je inschreef en het moment waarop. Verder niets - geen naam, en het staat los van een eventueel account. Je hoeft geen klant te zijn om je in te schrijven, en je hoeft je niet in te schrijven om klant te worden. Afmelden kan altijd; hoe, staat verderop bij "Hoe lang we gegevens bewaren".

Je wachtwoord. Dat slaan we op met een eenrichtingsmethode (hashing), zodat ook wij het nooit kunnen teruglezen. Versleutelen zou betekenen dat het terug te draaien is; dat is het hier niet.

Moet je dit allemaal invullen? Naam, e-mailadres en wachtwoord hebben we nodig om je account te maken - zonder die gegevens kunnen we je geen account geven. Je thuisadres en telefoonnummer zijn optioneel; zonder thuisadres kan de routeplanner alleen niet vanaf je huis rekenen.

3. Waarom we deze gegevens gebruiken - en op welke grond

De privacywet vraagt ons om per doel te vertellen waarom we die gegevens mogen gebruiken. Hier is dat overzicht.

Staat er "gerechtvaardigd belang"? Dan hebben we afgewogen of ons belang zwaarder weegt dan jouw privacy. Vind je van niet, dan kun je bezwaar maken - zie sectie 8.

3a. Beslissen we iets over je op de automatische piloot?

Nee. We nemen geen besluiten over jou op basis van uitsluitend automatische verwerking. De tijdslot-voorstellen en routesuggesties in de app zijn adviezen; jij beslist.

4. Wij verkopen je data niet

Punt. We delen alleen gegevens met de strikt noodzakelijke verwerkers (zie sectie 6). Geen advertentienetwerken, geen data brokers.

5. Waar je data staat

Je gegevens staan in een database van Supabase in de Europese Unie, versleuteld onderweg (TLS) en in opslag. De applicatie draait op Vercel.

We maken op dit moment nog geen automatische back-ups. Dat betekent dat jouw eigen export je enige kopie is - maak die dus regelmatig. Dat kan met één klik vanuit de app, als CSV-bestand. Zodra de automatische back-ups er zijn, passen we deze verklaring aan en laten we het je weten.

6. Met wie we samenwerken - en waar je gegevens heen gaan

Om Vequen te laten werken schakelen we een aantal andere bedrijven in. De meeste van hen mogen de gegevens alleen gebruiken voor wat wij ze opdragen. Op twee plekken ligt dat anders, en die staan hieronder apart benoemd: bij de kaart van Google als je die zelf opent, en bij de pushdienst van je browser. Hier staat wie het zijn, waarvoor, en waar de gegevens terechtkomen.

Wat "modelcontractbepalingen" betekent. Dat zijn standaardafspraken die de Europese Commissie heeft opgesteld en die een bedrijf buiten de EU verplichten om zich aan het Europese beschermingsniveau te houden. Wil je een kopie zien van de afspraken die wij met een van deze partijen hebben? Mail info@vequen.com, dan sturen we ze toe.

Met de partijen die voor ons als verwerker optreden hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten of accepteren wij hun standaardvoorwaarden voor gegevensverwerking. Bij de pushdienst van je browser kan dat niet - zie de laatste regel in de tabel.

Wat we niet doen. We verkopen je gegevens niet, we delen ze niet met advertentienetwerken en niet met datahandelaren.

7. Hoe lang we gegevens bewaren

• Je account. Zolang je een account hebt. Zeg je op, dan blijven je gegevens nog 30 dagen staan zodat je ze kunt exporteren; daarna verwijderen we ze. Vraag je ons om directe verwijdering, dan doen we dat meteen en vervalt die 30 dagen - je gegevens zijn dan weg en niet meer terug te halen, dus maak eerst je export.
• Factuur- en betaalgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Server- en foutlogs: 30 dagen bij ons, en bij onze foutrapportagedienst maximaal 90 dagen.
• De versleutelde herkomstreeks die we gebruiken om misbruik tegen te gaan: 24 uur.
• Je inschrijving op de nieuwsbrief: totdat je je afmeldt. Onderaan elke nieuwsbrief staat een afmeldlink; één klik en je adres wordt verwijderd - we bewaren het daarna dus ook niet om je te herkennen. Je hoeft niet in te loggen en niets uit te leggen. Werkt de link niet, mail dan info@vequen.com met "afmelden", dan doen we het met de hand.

Wat je krijgt als je je inschrijft. Direct een welkomstmail, en daarna hooguit één mail per maand. Dat staat los van je account: heb je er een, dan blijf je mail krijgen over je eigen afspraken, facturen en abonnement - dat is geen reclame maar hoort bij de dienst, en die stopt dus niet als je je voor de nieuwsbrief afmeldt.

Gegevens van jouw klanten. Hiervoor bepaal jij de bewaartermijn, niet wij - het staat in jouw account en jij bent daarvoor verantwoordelijk. Wat wij wel en niet met die gegevens mogen doen staat in de verwerkersovereenkomst.

8. Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten. Voor allemaal geldt: mail info@vequen.com en we regelen het. Het kost je niets.

• Inzage. Een kopie van de gegevens die wij van jou als gebruiker hebben.
• Rectificatie. Klopt er iets niet, dan passen we het aan. De meeste dingen kun je zelf al wijzigen in de app.
• Verwijdering. Je account en je gegevens laten wissen.
• Beperking. Twijfel je of wij je gegevens wel mogen gebruiken, dan kun je vragen of we ze even "op pauze" zetten: we bewaren ze dan wel, maar doen er niets mee zolang het niet is uitgezocht.
• Dataportabiliteit. Je gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen, zodat je ze mee kunt nemen. Dat kun je ook zelf: de app heeft een CSV-export.
• Bezwaar. Tegen verwerkingen die wij op ons gerechtvaardigd belang baseren - welke dat zijn, zie de tabel in sectie 3.
• Toestemming intrekken. Heb je ons ergens toestemming voor gegeven, zoals de Google Agenda-koppeling of pushmeldingen, dan kun je die op elk moment intrekken. Wat we tot dat moment hebben gedaan blijft geldig, maar daarna stoppen we ermee. De agendakoppeling verbreek je in de app; pushmeldingen zet je uit in de app of in je browserinstellingen.

We reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan mogen we daar twee maanden bij nemen - dan laten we je dat binnen die eerste maand weten.

Niet tevreden over hoe wij het afhandelen? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Laat het ons vooral ook weten - meestal kunnen we het gewoon oplossen.

Gaat het om gegevens van jouw klanten? Die staan in jouw account en daar ben jij verantwoordelijk voor. Zie de verwerkersovereenkomst.

9. Cookies

In de app gebruiken we alleen techniek die nodig is om hem te laten werken - bijvoorbeeld om je ingelogd te houden. Daar vragen we geen toestemming voor, want zonder werkt de app niet.

Op de website vragen we via een banner toestemming voor bezoekersstatistieken. Accepteer je, dan laden we Vercel Web Analytics - de statistiekfunctie van de partij die deze website host. Die werkt zonder cookies: er wordt niets op je toestel opgeslagen en je wordt niet over verschillende websites gevolgd. We zien aantallen, geen personen. Weiger je, dan laadt er niets. Google Analytics gebruiken we niet.

Welke cookies en opslag we precies gebruiken, waarvoor en hoe lang, staat in onze cookieverklaring. Je keuze aanpassen kan altijd via "Cookie-voorkeuren" onderaan elke pagina van de website en onderaan de boekingspagina. Ben je ingelogd in de app, dan laden wij daar geen statistiek, dus valt er ook niets aan te passen.

10. Wijzigingen

Belangrijke veranderingen in deze verklaring kondigen we minimaal 30 dagen van tevoren aan via e-mail. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met datum.

11. Contact

Vragen? Mail info@vequen.com. Antwoord meestal binnen één werkdag - direct van Niek.